情シスのための決裁獲得メソッド 第1回 ーITに詳しくない社長に通る提案 3つのポイントー

2015/10/23

ビジネス現場での「提案シーン」とは大きく分けて社外と社内。情シス担当にとって多いのは社内提案でしょう。新しいシステムの導入やシステム改修についての提言が代表的なものでしょうが、マイナンバー制度による業務変革のように、上層部から課題を振られて、即座に最適解を返さなくてはならないなど、日々いろいろな提案に関わることが多いと思います。

ところが、社内の上層部のメンバーは、ビジネス自体には敏感でも、ITとくに最新の技術や潮流に詳しいとは限りません。いや詳しい人間が少ないと言えるでしょう。そうすると、提案を行なっても「何を言っているかよくわからない」「ほんとうに必要なものなのか?」などと扱われてしまい、会社のためを思って行なった提案の決裁が下りないことが往々にしてあります。

それではITに詳しくない上層部が悪いのかというと、それだけとも言い切れません。筆者は文系であり主に営業や経営を経験してきましたが、その中で体験した情シス関係の方の提案は、ほんとにわかりにくいものでした。企画書を読ませてもらっても専門用語のオンパレードですし、説明は頭に入らないことが多かったのです。あなたの会社の経営上層部もそれに近いのではないでしょうか?

ITに詳しくない社内上層部にどうやって自分の提案を通すか? 社内プレゼンだけではなく、クライアントに説明する場面になったとしても同じ事で、クライアントの現場担当はある程度ITに詳しいとしても、決裁を下ろす上層部はビジネスには詳しいけれどITのことには疎いと考えて差し支えないでしょう。

また情シス担当の作成する企画書や説明は、専門用語が多くわかりにくいだけでなく、冗長で最後まで聞くのに忍耐を要することも多いと言えます。もちろん、仕様などを細かく説明する時は仕方ないですが、すべてを漏れなく伝えようという前提の提案が多く、どこがポイントなのか、提案相手にはつかみにくい場合が多いのです。

文系、営業畑、そして一応会社の経営を行なっている人間として、情シスの企画書、提案の仕方についてNGだなと思うポイントは次の3つです。

(1)ITの専門用語が多くわかりにくい。

(2)すべてを漏れなく伝えようとしてポイントがボケがち。

 そして、もうひとつ。

(3)ビジネスとのつながりが直感的に把握できない。

この「ビジネスとのつながり」と「直感的」と言うのがキーワードです。会社の上層部は日々いそがしく(暇な上層部に提案してもそもそも無駄ですね)、常にビジネスのことを考えています。なので、どんなに大きなシステムの問題であったとしても、ビジネスとの関係性がわからない限り、判断を後回しにする傾向があります。おまけに、ゆっくり説明して理解してもらおうと思っても、上層部の人間はいそがしく、とてもじっくり聴いていられないので、直感敵に理解を求めるしかないのです。

(1)(2)(3)についての処方は次のように考えます。

対策(1)提案内容を「翻訳」する。

>>>「翻訳」の方法例

ž IT用語について中学生レベルにブレイクダウンして述べる。

ž 専門用語でなく「売上」「収益」など、数字 特にお金に置き換えて表現する。

 

対策(2)シンプルなフォーマットでポイントを絞って伝える。

>>>「シンプルなフォーマット」の方法例

ž 「1枚企画書」を使う。特に経営者は「俯瞰」できるアウトプットを好む。

 

対策(3)ビジネスとのつながりを直感的に表現する。

>>>「直感的な表現」方法例

ž 動画や写真など直感的に伝わるツールで表現する。 「消費者の声」「他社事例」など、「このままではビジネスに影響がある部分」をハイライトして伝える。

 

次回では上記の処方に関連して、「1枚企画書」の構成について述べたいと思います。ぜひ「あいつの提案はわかりやすい!」と言われるようになりましょう!

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