【知っておこう】手軽に導入できて、確かに使えるコラボツール8選!

2018/06/07

前回、コラボツールの基本機能をおさらいしたところで本題に入りましょう! スムーズに乗り換えられ、新規でも手軽に使える8つのサービスを紹介します。

 

【Yammer(ヤマー)】安心なセキュリティで、カジュアルにコミュニケーションできる社内SNS

出典:https://products.office.com/ja-jp/yammer/yammer-overview

 

マイクロソフトが提供している社内SNSに特化したコラボツール。2012年からチャット機能も搭載しています。Office365のプランによっては標準アプリですが、単独利用も可能です。

よく、“エンタープライズ向けFacebook”といわれるように、UIはFacebook的。「メッセージ機能」や「閲覧制限機能」、“いいね”のような「like機能」、「イベント設定機能」もあるので、初導入でも、社内SNSに馴染めると思います。

また、カジュアルな使い勝手の一方でセキュリティは強固。エンタープライズ用のセキュリティ環境が整っているので導入が安心です。

 

 

【Terllo(トレロ)】ToDoをカードにして見える化、直感的にタスク管理ができる

出典:https://trello.com

 

メンバーが多ければ多いほど煩雑になりがちなタスク管理。その手間を削減しスマートにしてくれる、ToDo特化型のコラボツールです。

機能は、ページを表す「ボード」、ToDoを表す「カード」、進捗状況を表す「ステータス」と至ってシンプル。ボードを作成してカードリストをつくり、カードを進捗状況によって「着手・未着手」のステータスに移動するだけ。はじめてでも直感的にタスク管理を行えます。社内チームでの共有はもちろん社外のスタッフとも、または一人だけでも使えるのも便利です。

 

 

【Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)】チームの結束を高めるOffice365専用チャットツール

出典:https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software

 

Office365「Business Essential」や「Business Premium」などのプランに付く標準アプリです。

「常設チャット」「プライベートチャット」「グループチャット」など、チャットカテゴリが豊富。音声・ビデオ通話機能もあり、さまざまなシーンに合わせたコミュニケーションを行えます。

加えて、大きな魅力が「チャットツールとグループウェアを使い分けが不要」であり「連携ツールが豊富」なこと。チャット上の共有ファイルはOffice365の「SharePoint」や「One Drive」に保存されます。また、エクセルやワード、パワポなど主要業務ツールはじめ、タスク管理アプリ、カスタマーサポートアプリなどさまざまなツールとの連携が可能です。

従来のチャットツールでできることを代替してくれ、さらにシームレスなコラボレーション環境を与えてくれるのがTeamsだといえるでしょう。

 

 

【サイボウズLive】200万人以上に親しまれるコラボツール

出展:https://cybozulive.com

絶大な人気を誇り、200万人超という登録ユーザーを持つコラボツールです。きっと、普段から利用しているという人も多いはず。

その最大の特徴は「無料なのに機能がとことん充実している」こと。冒頭で紹介したコラボツールの5つの基本機能“全部乗せ”なのに無料。さらに無料なのにがっつり使える。ユーザー数200万というのも頷けます。また、ビジネスユースとしては「メンバーの活動状況を一覧で確認できる」のもよいところ。あらたなToDOや掲示板の更新などを一覧で把握できるので、“あの進捗、どうなってる?”など、チャットで確認する必要はありません。

ただ、注意が必要なのが導入について。去年、惜しくもサービス終了が発表され、利用は2019年4月15日までとなります。

 

 

【slack(スラック)】シンプルだけど、連携ツール充実で機能多彩

出典:https://slack.com/intl/ja-jp

 

世界でユーザーが急増、DAUは500万人にも上るといわれている超人気コラボツールです。日本でも知名度はとても高く、ユーザーもたくさんいます。2017年に日本語対応になったので、横文字表示は苦手という人も安心。

その特徴は「シンプルなこと」。基本機能は「グループチャット」と「ファイル共有」の2種類。導入したのはいいものの複雑すぎてよくわからない・・・、ということはまずありません。チャットでは掲示板的な使い方もできるなど、シンプルながら小技が効いてます。また、音声/ビデオ通話もできるのも魅力。もちろん、マルチデバイスにも対応しています。

一方、slackのスゴさが「連携ツールが充実してること」。例えば、スケジュール管理なら「Googleカレンダー」、共有フォルダでは既存で5GBのストレージ容量が付くものの「Dropbox」や「Googleドライブ」との連携も可能。加えて、ToDo管理なら「Trello」なども。連携ツールはなんと300種以上といわれていて、「欲しい機能の追加が自在」です。

 

 

【チャットワーク】ビジネスチャットでトップシェアを誇る国産ツール

出典:https://go.chatwork.com/ja/

 

非IT系の人たちをターゲットにしたサービスづくりをしていて、チャットなどに馴染みのない人でも扱いやすいのが特徴。ビジネスチャットサービスとしては、国内トップシェアを誇り、およそ13万社が利用しているといわれています。

機能は、「グループチャット」、「ファイル共有」を基本に音声/ビデオ通話機能もあり、マルチモバイルにも対応。基本機能がslackと似ているのでよく比較されることもありますが、はじめからタスク管理機能があり、連携ツールを探す必要がありません。

また、機能のきめ細かさも大きな特徴です。「マイチャット機能」は、「自分だけが閲覧できるチャット」で、メッセージの下書きやメモ、ファイルの置き場所としても使えとても便利。「ピン機能」は、特定のチャットをチャットリストの上部に固定でき、内容を探す手間を省いてくれます。このように、チャットだけでも複数の機能が用意されていて、“かゆいところに手が届く”サービスが魅力です。

 

 

【Talknote(トークノート)】健康管理にも使える次世代型コラボツール

出展:https://talknote.com/

“いいね”機能や既読・未読機能もあり、チャットの使い勝手は普段使いのSNS。チャットワーク同様、非IT系の人でも苦手意識なく利用できます。社内メンバーだけではなく、社外の人とのコミュニケーションもスムーズに行える「社外コミュニケーション機能」もあり、取引先とのやりとりもスムーズです。

また、社内SNSという触れ込みで2011年に登場したTalknoteですがタスク管理機能もあり、グループウェアとしてもメリット大。最近では定期的に発生するタスクを自動生成しユーザーの手間を省く「Taskbot機能」や、アクセス状況を分析しオーバーワークを防止する「オーバーワーク検知機能」などもあり、組織健康管理にも貢献してくれる先駆的なコラボツールに進化を遂げています。

 

 

【R-GROUP】無料×無制限ストレージでファイル共有に魅力的なコラボツール

出典:https://jp.r-group.com

 

ブラウザから利用できるため、インストールもアプリも不要なコラボツールです。ネット環境があれば、はじめてのPCやスマホからもすぐに使えるのはうれしいところ。

機能も、「グループチャット」、「スケジュール」、「ToDO」、「ファイル共有」、「掲示板」、「無料通話」と一通り揃っています。「タイムカード」や「シフト表」、「名刺管理」といったユニークな機能もあり、コミュニケーションからファイル共有、人材管理まで行えるのも魅力です。

さらに、注目すべきが「ファイル共有の容量」。通常、コラボツールのストレージ容量には制限がありますが、R-GROUPは無制限。利用人数にも制限がないので、多数のメンバーで多くのファイルを共有したい場合にも活躍してくれます。

 

 

【Zoho Connect(ゾーホーコネクト)】必要機能はもちろん、資料の編集もサクッと

出典:https://www.zoho.com/jp/connect/

 

基本機能はサイボウズLiveとほぼ同様の、アメリカ発のコラボツールです。日本語化もされているのでスムーズに使えます。

独自機能としては「マニュアル」と「ドキュメント」の2種。マニュアルでは、チームごとにマニュアル作成や共有を行えます。ドキュメントでは、Googleドキュメントのように、エクセルやワードデータの閲覧や編集をZoho Connect上で行えます。

連携ツールの多彩さも大きな特徴のひとつ。主なものでも、「Googleカレンダー」、「Dropbox」、「Googleドライブ」、「OneDrive」など。「GitHub」とも連携できるので、エンジニアの人たちにも使い勝手のよいコラボツールともいえます。

 

 

【気になる】それぞれのセキュリティ環境はいかに?

さて、それぞれの特徴と基本機能がわかったところで、気になるのが「セキュリティ」。最後にこれまでのツールのセキュリティ環境を確認しておきたいと思います。ぜひ、検討の予備知識してみてください。

 

 

【執筆:編集Gp 坂本 嶺】

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